Компания «Хейнекен» в России представлена всего шестью внутренними юристами. Мы убеждены, что современный юрист способен давать быстрые готовые решения максимально простым языком, даже если ваша команда немногочисленна. Главное – не забывать о трех важных принципах: ПРОСТОТА, ПОНЯТНОСТЬ И ПРЕДСКАЗУЕМОСТЬ в вашей работе с клиентом.
Построение взаимоотношений с бизнес-подразделениями напоминает дорогу, которую нужно осилить, чтобы в итоге добиться результата. Поэтому, мы решили проиллюстрировать этот процесс шагами.
ШАГ 1. Познакомьте бизнес со своими основными задачами. Мы называем их «флагманы».
Мы выделяем 5 основных флагманов нашей работы:
- «Automation». Жить в эпоху цифровых технологий – обеспечить автоматизацию, простоту и доступность всех процессов взаимодействия с юристами.
- «Compliance». Современный взгляд на юридические процессы, идентификация рисков и работа над их устранением и минимизацией.
- «Brand Protection». Защита брендов, доли рынка компании.
- «Save». Наша цель – экономия ресурсов компании, денежных средств и времени сотрудников.
- «Legal Culture». Мы убеждены, что обученный клиент – сам себе юрист.
Таким образом, бизнес знает, в чем состоят основные цели нашей команды и какие вопросы у нас в приоритете. Немаловажно отметить, что цели юристов синхронизированы с целями бизнеса. Стратегия объявляется и обновляется на ежегодной основе.
Шаг 2. Убедитесь, что вас знают в лицо.
В нашей работе мы используем формат «welcome letter» – создание «визитной карточки» юриста с описанием его задач и курируемых проектов и обязательно с гиперссылками на полезные материалы (к примеру, обучения, политики компании, учредительные документы и прочее).
ШАГ 3. Убедитесь, что основные рекомендации бизнесу изложены кратко и доступно.
У бизнеса нет времени читать длинные и пространные документы. В формате OPL (one-pager list) изложены краткие и самые важные инструкции для бизнеса. Идеально подходит как для новых сотрудников, так и для повторения материала опытными. К примеру, с памяткой по проверкам вы всегда будете готовы правильно действовать в случае визита представителей государственных органов, а с памяткой по транспорту – к проверке на дороге при перевозке продукции.
ШАГ 4. Не забывайте обобщать информацию и делать ее визуальной и интересной для внутреннего клиента.
Нашим отделом на ежеквартальной основе издается электронный журнал «THE LEGAL TIMES». Этим мы обеспечиваем:
- визуализацию работы команды,
- краткое и по существу донесение информации по основным новостям законодательства,
- анонсы обучений,
- анонсы и проведение конкурсов (викторин) по основным вопросам законодательства с раздачей призов.
Также важным элементов является формат «Meet Your Legal». Meet Your Legal – обсуждение проектов с бизнесом по вопросам направления их деятельности, инициатором выступает юридический отдел. В рамках «Meet Your Legal» происходит совместный обзор и оценка текущих проектов, решение части вопросов «здесь и сейчас», наглядная демонстрация информации в виде краткой презентации. Суммарное число статусных встреч в год с директорами пивоварен, отделами логистики, продаж, маркетинга, закупок и членами совета директоров (Management team) составляет более двухсот.
ШАГ 5. «Деформализация» отношения к юридическому отделу.
Юрист – партнер, а не надзиратель. Развлекательная часть во взаимодействие с клиентами, например конкурсы и викторины, способствует снятию излишней «формальности» во взаимодействии с юристами. Дарите клиентам подарки за отзывчивость!
В рамках последней викторины мы подарили кружки собственной разработки со слоганами по кодексу деловой этики компании. В рамках тренингов мы регулярно разыгрываем корпоративные подарки сотрудникам, правильно и быстрее всех ответившим на все вопросы тренинга (сотрудники голосуют при помощи специальных пультов).
ШАГ 6. Язык общения с бизнесом – это презентация или фильм.
Нашим юридическим отделом подготовлены уже более десятка фильмов по разным темам. Так, например, важность процедур SPEAK UP – системы по обеспечению гласности в работе компании, в рамках которой каждый сотрудник вправе анонимно сообщить о тех или иных опасениях или нарушения в бизнес-процессе – нашла отражение в созданном фильме «ГОВОРИТЕ ОТКРЫТО!». Ранее мы создали несколько фильмов касательно проверок государственных органов, в том числе один из них в форме постановочной, игровой проверки.
В 2019 году мы выпустили фильм о масштабной кампании юристов по обучению сотрудников «Кодексу деловой этики» для более чем двух тысяч сотрудников.
Шаг 7. BE BEYOND LEGAL. Будь больше, чем просто юристом!
Юрист может реализовать себя не только в непосредственно своей специализации. Так, например, директор по правовым вопросам Татьяна Одабашян лидировала проект по совершенствованию автоматизации процессов анализа доходов компании, а также одного из блоков проекта по уменьшению неэффективных затрат. С 2017 года команда юристов является лидером проекта по реализации «расширенной ответственности производителей»: утилизация упаковки готовой продукции позволяет компании экономить на сумме экологического сбора, подлежащей уплате в бюджет. Также команда юристов самостоятельно провела подбор покупателя и переговоры для продажи завода в Калининграде. Сделка завершилась успешно!
Как вы могли заметить, в этой статье нет ни одной ссылки на нормы законодательства, но мы надеемся, что вы сможете выделить для себя что-то полезное! Будущее уже наступило и юриспруденция должна меняться. Меняться не только внутри себя, но и внешне: с пользой для наших внутренних клиентов!
