Упрощение vs эффективность
Трансформация юридической функции происходит в первую очередь через автоматизацию процессов: использование технологий и программного обеспечения для избавления от рутинных и повторяющихся задач, таких как управление контрактами, анализ документов, сбор данных и т.д. Это позволяет снизить нагрузку на сотрудников, сократить время выполнения заданий и повысить точность.
Параллельно создаются единые стандарты и процедуры внутри профильных организаций. Это помогает упростить и унифицировать процессы, сократить ошибки и неоднозначность в работе, а также обеспечить согласованность и соблюдение юридических норм и требований.
Внедрение управленческого подхода играет не последнюю роль. Оно включает определение целей и показателей результативности, планирование и распределение ресурсов, управление рисками и контроль выполнения задач. Развитие эффективного взаимодействия и коммуникации между юридическим отделом и другими структурными подразделениями организации – тоже одна из задач трансформации. Это способствует более глубокому пониманию бизнес-потребностей и целей компании.
Возьми на себя всё
О методах трансформации юротделов на одном из профильных форумов в Петербурге говорили представители и руководители российских компаний. В ходе дискуссии неоднократно подчеркивалось, что сейчас наиболее важны и нужны юристы, умеющие оперативно осваивать новые вопросы. Ценность людей, готовых к любым вызовам, значительно возросла, говорили эксперты. Так, по словам начальника правового управления АК "АЛРОСА" Алексея Мошнова, разделение труда — это хорошо, но не в современное время.
Не последнюю роль в процессе трансформации играет обучение сотрудников. Эксперты сравнивали две системы: одновременно с работой и во внерабочее время. Опрос спикеров и слушателей показал, что 70% респондентов предпочли бы учиться в рабочее время.
"Люди — это главный ресурс любой компании. Им необходимо учиться. В нынешнее турбулентное время людям необходимо уметь быстро переучиваться, иначе они "вылетят" из профессии. Сейчас существует огромное количество информации по обучению в открытом доступе. Появилось много цифровых площадок, позволяющих проходить курсы онлайн", - отметила руководитель функционального направления "Правовое", ГК "Галс-Девелопмент" Екатерина Регеда.
Вице-президент ФПА РФ Елена Авакян вспомнила свой опыт участия в процессе цифровизации арбитражной системы и рассказала, как благодаря внедрению системы непрерывного обучения удалось удержать целый отдел специалистов.
"Ты учишься на длинной, сложной, очень дорогой программе. Хочешь первый уровень – работаешь, в течение года получаешь первый уровень, но с ним ты еще не очень востребован. Соответственно, хочешь второй, третий... После пятого ты - великий специалист", – заявила Авакян.
По ее словам, такая схема помогла в процессе передачи опыта молодым сотрудникам, а адвокаты со стажем благодаря ей получили возможность непрерывного обучения и повышения профессионального уровня.
Централизованная vs децентрализованная.
Эксперты также обсудили, какая система юридической службы в компании лучше - централизованная или децентрализованная. Централизованная означает, что все юридические функции и ресурсы организации сосредоточены в едином центральном департаменте или отделе. В такой системе все решения, консультации и процессы управляются и контролируются "из одного места". Юристы работают непосредственно внутри этого департамента и обеспечивают поддержку всем подразделениям и бизнес-единицам внутри организации. Это способствует более единообразному и стандартизированному подходу к вопросам, а также повысить контроль над процессами.
Децентрализованная система, напротив, предполагает разделение юридических функций и ресурсов между различными отделами или бизнес-единицами. В этом случае все имеют свою собственную юридическую службу или юриста, который ответственен за решение вопросов, связанных с их специфическими потребностями. Децентрализация позволяет более адресно учитывать особенности и требования каждого подразделения, обеспечивая оперативную поддержку бизнес-процессов.
Выбор между централизованной и децентрализованной системой зависит от множества факторов, таких как размер организации, ее структура, географическое разделение, специфика бизнеса и юридических вопросов. Каждая система имеет свои преимущества и недостатки, и компания должна принять решение, основываясь на своих уникальных потребностях.
"Центральная юридическая функция лучше децентрализованной. Децентрализованная функция приводит к задвоению функционала. Единая юридическая служба делится ошибками друг с другом, это означает, что нововведения внедрять легче. Главный недостаток децентрализованной функции — это наличие слепых зон ответственности", - считает Екатерина Регеда.
Вице-президент, директор аравового департамента Сбербанка Игорь Кондрашов подчеркнул, что в банке действует централизация определенных юридических функций в виде автоматизированной системы. Она работает таким образом: когда у заказчиков, например, ипотечных специалистов, возникает какой-то юридический вопрос, достаточно лишь сформировать запрос в системе. Кондрашов отметил, что тогда специалисты юридической службы, которые работают во всех регионах страны, берут их в работу по очереди исходя из загрузки и подходящего часового пояса. Это позволяет работать практически в режиме 24/7, что крайне важно, учитывая широкую разветвленность сети банка.
А, например, в западных странах сейчас становится более популярной "бирюзовая" модель организации компании. Суть заключается в том, что фирма устанавливает максимальный уровень самоуправления и наименьший уровень давления на сотрудников со стороны вышестоящего начальства. По словам Кондрашова, "бирюзовая" организация имеет будущее и в РФ.
Эксперт "Сферы", глава юридической службы ГУП "Московский метрополитен" Андрей Лебедев также отмечает, что в крупном юридическом департаменте важно следовать принципу делегирования.
"Чтобы все документы не ходили по длинной цепочке от начальника юридической службы до конечного исполнителя, мы классифицировали задачи, документы, процессы по уровню риска. Если речь идет о типовых бумагах, с ними может справиться квалифицированный и надежный исполнитель. Что-то более сложное рассматривает начальник отдела или мой заместитель", — делится опытом эксперт.
Делегирование ответственности не только ускоряет бизнес-процессы, но и воодушевляет работников юридической службы, дарит им чувство значимости, ведь от их решения зависит судьба того или иного документа. В то же время вместе с осознанием ответственности приходит более скрупулезное отношение к работе, считает спикер.
И снова о нейросетях
Пока одни ратуют на то, что машина может заменить человека, другие думают о том, как использовать технологии во благо, чтобы оптимизировать работу юристов. В выигрыше останется тот, кто первым поймет, как наиболее грамотно применять на деле нейросети, уверен управляющий директор АО "ДОМ.РФ" Дмитрий Дубенецкий.
По словам Алексея Мошнова, уже сейчас нейросети можно доверить создание определенных текстов, поиск информации в больших объемах данных, юридический анализ документов, подготовку к суду (анализ документов и поиск прецедентов) и автоматический перевод юридических текстов.
Конечно, о замене людей роботами говорить пока рано, но о внедрении искусственного интеллекта в качестве помощника стоит задуматься. Не нужно становиться заложником новых технологий, но уверенно использовать их во благо компании и своих сотрудников – правильный подход.
Источник изображения: freepik.com
