Совет 1. Используйте plain english (упрощенный английский язык) и не злоупотребляйте знаниями. Письмо должно быть простым и ясным – настолько, чтобы коллеги с разным уровнем владения языка его поняли. Не стоит употреблять слишком долгие приветствия, длинные фразы и сложные конструкции, это сэкономит получателю время прочтения.
Совет 2. Оформляйте письма по общепринятым правилам. Сообщение включает 8 элементов:
- тема письма – она должна быть ясной и в меру детализированной. Например: имя клиента или компании, название проекта и сама тема письма. Элементы отделите друг от друга слэшем и дефисом.
- обращение – зависит от формата общения. В деловом английском принято начинать его со слов “dear” (уважаемая/уважаемый) и имени. Если вы обращаетесь по фамилии, не забывайте о приставках Mr или Ms, в безличных обращениях они заменяются на Sir или Madam.
- вступление – обозначение причины, по которой вы пишите письмо.
- основная часть.
- заключение – просьбы, напоминания и призывы к действию. В просьбах помните о первом правиле и заменяйте сложные “would you be so kind” на простое “please” или “kindly”.
- заключительная формула вежливости – “best regards”, “kind regards” или более официальные “yours sincerely” (если вы знаете адресата по имени) или “yours faithfully” (если вы его не знаете).
- контактные данные отправителя – имя, фамилия, должность и компания, адрес электронной почты и номер мобильного телефона.
- оговорка о конфиденциальности или дисклеймер, где разъясняются правила использования этого письма.
Совет 3. Делите основную часть на параграфы с интервалами. Правило юридических писем на английском языке: один параграф – одна идея. Первое предложение абзаца (topic sentence) выступает главным и выделяется, так упрощается навигация по письму для читателя. Обратите внимание: среднее количество предложений в параграфе не превышает пяти, а слов в предложении – 24.
Совет 4. Не злоупотребляйте страдательным залогом. Такие конструкции утяжеляют текст, его сложно воспринимать читателю. Активный залог “оживляет” письмо, а главное – не несет двусмысленности. (The contract was signed by our client = Our client signed the contract)
Совет 5. Использовать в письме не стоит:
- номинализацию – замену глагола на словосочетание “существительное + глагол” (act = take an action)
- двойные отрицания (it is not impossible = it is possible)
- узкоспециальные юридические термины (concure = agree, forthwith = immediately)
- латинские термины, чтобы клиенту не пришлось тянуться за словарем в процессе чтения
- устаревшую лексику ( terms and conditions = terms, legal and valid = void)
- сленг (cool, wanna, gonna и другие)
- сокращение модальных глаголов (i can’t = i can not)
Совет 6. Излагайте правовую позицию по правилам. Если вам приходится излагать правовую аргументацию, то для ее обоснования воспользуйтесь методикой IRAC (Issue, Rule, Application, Conclusion). Согласно методу, вначале следует обозначить проблему (Issue), затем привести правило (Rule) и фактические обстоятельства их использования (Application), а после сделать вывод (Conclusion). Методика позволяет логично выразить свою позицию и удобна для клиентов.
В электронных письмах иногда на первое место ставится вывод. Это актуально, в том числе, для ответов топ-менеджменту, когда у клиента мало времени и требуется конкретный ответ. В таких случаях используйте специальный подзаголовок Executive Summary и вступительные фразы: the answer to your question is.../ our conclusions are… Уже после вывода можно детально обосновать свою позицию.
Совет 7. Используйте условные термины. Если названия законов или компаний занимают несколько строк, вы можете использовать условные термины в своем письме:
- при первом упоминании пропишите длинное название полностью
- после названия в скобках укажите термин, который собираетесь использовать (например: (the “ABC Company”) или (the “Federal Law # 114”). Помните о кавычках и артикле.
- в дальнейшем никаких знаков не требуется
- все слова в условном термине пишутся с заглавной буквы
- родовые термины (Seller или Buyer) должны начинаться с артикля, имена собственные артиклей не требуют.
Готовые образцы письма, примеры и распространенные ошибки – смотрите в лекции Софьи Бариновой “Как юристу вести переписку по электронной почте на английском языке: основные правила и рекомендации”.
