Аутсорсинг – для чего он нужен?
«Если хочешь сделать что-то хорошо – сделай это сам». Прекрасный девиз, если в ваши планы также входит нервный срыв, эмоциональное истощение и аврал на работе. Именно на этих трех «столпах депрессии» и возник в свое время юридический аутсорсинг – из-за глобальной рецессии пару десятилетий назад спад экономики возник даже в развитых странах, не говоря уже о том, что сотни компаний по всему миру объявили о своем банкротстве.
«Странный поворот сценария заключается в том, что юридические фирмы были завалены работой, но у них не было рабочей силы, чтобы справиться с этой спешкой. В разгар кризиса они также не могли позволить себе нанимать юристов с выгодной зарплатой. Единственный выход был – обратиться за внешней помощью к службам правового обеспечения, и именно тогда был проложен путь к юридическому аутсорсингу», – рассказывает юрист международной аутсорсинговой компании Cogneesol Inc. Риту Каушаль.
По какой же причине аутсорсинг, то есть делегирование некоторых рабочих обязанностей фрилансерам, специализированным службам и виртуальным помощникам, набирает всю большую популярность среди юридических фирм?
Во-первых, это сохраняет массу времени. Написание и сдача отчетов, ответы по электронной почте, подсчет премиальных и зарплаты для каждого сотрудника – все подобные вещи отнимают то драгоценное время, которое можно потратить на клиентов. Делегирование некоторых рутинных задач значительно повысит производительность труда. Кроме того, с точки зрения тайм-менеджмента, аутсорсинг может дать еще одно преимущество – выполнение проектов в более короткие сроки. Например, если ваш помощник живет в другом часов поясе (допустим, на Камчатке, где разница с московским временем в 9 часов), он может выполнять свои задания в ваше «нерабочее» время. В сумме это увеличивает количество рабочих часов вашей фирмы.
Во-вторых, аутсорсинг обходится дешевле, чем рядовой сотрудник. Чаще всего фрилансеры получают почасовую или проектную оплату за свой труд, что на 30-50% меньше, чем месячная зарплата работника, для которого, помимо прочего, надо выделять премиальные, больничные и отпускные.
В-третьих, благодаря аутсорсингу открывается доступ к высококвалифицированным и узкоспециализированным специалистам, которых нет в текущей команде. «Например, юридические фирмы, у которых мало опыта в судебных разбирательствах, могут передавать на аутсорсинг определенные аспекты ведения судебных дел», – предлагает адвокат, редактор и писатель, специализирующийся на юридической, карьерной и деловой тематике, Салли Кейн в The Balance careers.
С чего начать делегирование?
Сначала стоит проанализировать рабочий график: выпишите все задачи, которые делаете на постоянной основе, и время, которое тратите на выполнение каждой из них. Как только в ежедневном или еженедельном графике начинает появляться закономерность, выделите задачи, которые могли бы делегировать другому человеку. Lawyerist предлагает такие критерии для отбора:
- выполнение этой задачи не приносит денег;
- она выбивает из рабочего состояния;
- вы плохо справляетесь с этой работой;
- вам не нравится делать эту работу;
- вы тратите слишком много времени на выполнение этой задачи.
Примерами таких задач могут быть не только узкопрофессиональные дела: например, ведение социальных сетей, управление сайтом, ответы по электронной почте, составление расписания. Однако и решение каких-либо узкоспециализированных проблем, с которыми ваша фирма раньше не сталкивалась, или вряд ли будет заниматься на постоянной основе, также можно делегировать на аутсорс. Некоторые виды обязанностей можно объединять и поручать одному человеку – например, с мониторингом социальных сетей, сайта и электронной почты вполне может справиться один SMM-щик. Тем не менее, сваливать на плечи одного несчастного фрилансера всю работу, которую вам не нравится выполнять, тоже не стоит. Подумайте о тех задачах, в которых нужна наибольшая помощь, и делегируйте их тем фрилансерам или экспертам, которые специализируются именно в этой области.
Следующее, о чем стоит позаботиться, – правильный подход к приему на работу. «Прежде чем начать работать с сотрудником на аутсорсе, крайне важно четко определить ожидания от работы, способы коммуникации и правила оплаты», – пишет Lawyerist. Для этого вам и вашему потенциальному сотруднику следует ответить на ряд вопросов:
- с каким программным обеспечением он должен быть знаком;
- должен ли он находиться в определенном часовом поясе;
- подходят ли ему те способы коммуникации, которые вы считаете наиболее эффективными для общения в вашей команде;
- совпадают ли ваши ожидаемые часы работы или обязательства на еженедельной или ежемесячной основе;
- какие черты характера и рабочие привычки вы ожидаете увидеть в будущем помощнике;
- с каким типом клиентов фрилансер/помощник предпочитает работать, и совпадает ли это с вашей клиентской базой;
- должен ли ваш будущий помощник иметь опыт работы в юридической отрасли.
Если вакансия не из самых трудных, создайте систему сбора заявок: например, гугл-форму. Так все ответы ваших потенциальных сотрудников будут в одном месте, их с легкостью можно будет оценить и сравнить, и это избавит от бесконечных однотипных переписок по электронной почте.
В случае, если предполагаемая вакансия гораздо тяжелее и более высокоспециализирована, чем условное составление расписания, наилучший способ отбора – тестовое задание. «Идеальное тестовое задание – это небольшой кусочек того, над чем они будут работать в дальнейшем, если их наймут на работу. При создании тестового задания убедитесь, что предоставляете четкие инструкции и примеры ожидаемых результатов, ставите четкий дедлайн (3-5 рабочих дней), подбираете задание, максимально подходящее той квалификации, в которой фрилансер будет нуждаться больше всего на текущей позиции», – советует Lawyerist.
Важным этапом при приеме на работу фрилансера также является интервью. Здесь вы не только смотрите на адекватность и открытость сидящего перед вами человека, но и договариваетесь насчет будущего рабочего графика, степени загруженности и заработной платы.
Наконец, прежде чем пожать руку долгожданному сотруднику и поздравить его с приемом на работу, убедитесь, что подложили для себя подушку безопасности, то есть создали систему быстрого обучения для данной должности. Фрилансеры и любые виртуальные помощники – удобная, но крайне «текучая» рабочая сила. Чтобы в очередной раз не остаться один на один с горящими дедлайнами из-за невовремя ушедшего фрилансера – заранее создайте простую и наглядную инструкцию. В ней (это может быть как видеозапись, так и письменный документ) коротко и четко должны объясняться все базовые обязанности на этой должности, правила работы в вашей команде и все важные моменты, которые позволят любому новичку быстро влиться в коллектив и рабочий режим.
Источник изображения: stories
