Трудовые отношения
Исследование проводили не только социологи, но и аналитики популярного портала SuperJob, которые выяснили, что граждане на дистанте чувствуют себя гораздо счастливее офисных работников. Такой формат получил толчок для развития в пандемию.
Отныне в российском законодательстве действуют новые нормы сотрудничества с удалёнными сотрудниками. Так, работодатель вправе заключить следующие виды трудовых договоров:
- на постоянной основе — действует всё время работы в компании;
- на временной основе — заключается на срок до шести месяцев;
- гибридная занятость — несколько дней в неделю сотрудник работает в офисе, остальное время — из дома.
Какой именно заключить трудовой договор, работодатель решает сам с опорой на потребности. Для выполнения проектной работы лучше подойдет временное трудоустройство, для долгосрочных задач — постоянное сотрудничество.
Если компания решила перевести на удалёнку штатного специалиста, с ним заключается дополнительное соглашение о дистанционной занятости. С новым сотрудником детали работы прописываются уже в трудовом договоре.
Что включить в договор?
Оформление трудового договора с офисным специалистом и с дистанционным практически идентично. Однако в документ о сотрудничестве с последними нужно внести некоторые нюансы. Так, обязательно прописывается, что сотрудник выполняет свои обязанности удалённо. Например, можно использовать такую формулировку: «Работник выполняет должностную функцию вне места работодателя».
Если важно, откуда именно работает специалист, можно прописать точный адрес. Также при указанном месте работы руководитель понимает, где искать человека в случае невыхода на связь.
У дистанционных сотрудников намного сложнее зафиксировать объём задач и рабочее время. Чтобы застраховать себя, можно прописать обязательный KPI специалиста, а также обязать его отчитываться ежедневно о времени, проведённом за работой, или установить специальную программу для автоматического подсчёта.
Компьютер на балансе
В трудовом договоре работодатель обязан прописать всю технику и оборудование, которые необходимы сотруднику для выполнения трудовых обязанностей. Также по закону компания обеспечивает им своих подчинённых, предоставляя все необходимое под подпись работника или компенсирует сотруднику использование своей техники и интернета. При этом фирма не обязана оплачивать добровольные затраты специалиста. Если сотрудник решит выполнять задачи не в согласованной компанией программе, покупка ПО — финансовая ответственность самого работника.
Для соблюдения безопасности и сохранения конфиденциальных данных работодатель прописывает режим пользования предоставленной техникой или какие специальные программы для блокировки вирусов он должен установить.
Техника безопасности
По закону работодатель обязан предоставить безопасные условия труда — установить противопожарные системы, провести инструктаж по правилам безопасности. Но в случае с удалёнными сотрудниками всё намного проще. Достаточно разъяснить принципы поведения, застраховать работника и платить взносы в страховые фонды.
С 8 до 17
Режим работы — еще один важный нюанс трудового договора с удалёнщиком. С дистанционным сотрудником время определяется индивидуально. Например, можно прописать, что специалист обязан выполнять задачи и быть на связи с понедельника по пятницу и с 8:00 до 17:00. В неустановленное время работник вправе не отвечать на сообщения и звонки.
Что с гибридом?
Гибридная работа — это компромисс для сотрудников и работодателей. Первые — несколько дней в неделю экономят средства и время на дорогу до офиса, вторые — снижают текучку кадров и поддерживают производительность труда. Это положительно влияет на корпоративную культуру и рабочий процесс.
При найме сотрудника на гибрид в трудовом договоре прописываются особенности режима работы. Например: «С понедельника по пятницу работник вправе определить самостоятельно, в какие три дня он будет производить трудовую деятельность по адресу работодателя г. Москва, ул. Ленина, д. 10, и в какие два дня выполнять обязанности вне места нахождения работодателя по адресу г. Москва, ул. Лесная, д. 38».
Если график работы будет меняться каждый месяц, это также важно прописать в трудовом договоре.
Как дистанционно принять на работу
Для заключения трудового договора с удалёнщикам нужны те же документы — паспорт, СНИЛС, трудовая книжка, военный билет. Передать документы можно двумя путями — обменяться оригиналами с помощью курьерских служб или подписать договор с помощью электронной подписи.
По закону работодатель и сотрудник могут заключить договор о сотрудничестве с помощью электронного документооборота. Для этого наниматель должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, а соискатель — один из трёх вариантов дистанционной подписи. Это:
- усиленная квалифицированная электронная подпись с аккредитацией Минсвязи;
- усиленная неквалифицированная подпись;
- электронная подпись с сервиса «Работа России».
Все документы можно предоставить в виде сканов в формате PDF. Всё, что подписывается электронной подписью, приравнивается к оригиналу документа.
Организация
Чтобы при работе с дистанционным сотрудником не нарушить его права и трудовое законодательство, достаточно соблюсти следующие шаги.
Шаг 1. Режим работы компании в целом
Руководитель выделяет часть сотрудников, которые могут работать дистанционно, и часть офисного персонала, либо переводит весь штат на удалёнку.
Шаг 2. Учёт техники
Возможно у удалённого сотрудника нет компьютера или гарнитуры для выполнения рабочих задач. По закону работодатель обязан снабдить штат всей необходимой для выполнения обязанностей техникой.
Шаг 3. Технический доступ к нужным программам
На компьютере каждого сотрудника должен быть корпоративный чат и ПО для выполнения рабочих задач. Установка и обеспечение кадров системными программами — обязанность компании.
Шаг 4. Электронный документооборот
Важные документы стоит перевести в электронный вариант, а для сдачи отчётности и подписания новых актов использовать цифровую подпись.
Шаг 5. Оформление
Работодатель прописывает условия дистанционного труда во внутренних договорах компании и заключает дополнительные соглашения со старыми специалистами при переходе на удалёнку или с новыми указывает нюансы в трудовом договоре.
Шаг 6. Коммуникация с подчинёнными
Для поддержания общения и чувства единства коллектива компании устанавливают корпоративные мессенджеры и прописывают чётки график коммуникации. Также полезно проводить ежемесячные встречи и общие корпоративные мероприятия. Например, запланировать командный квиз в пятницу после работы.
Шаг 7. Система контроля и мотивации
В компании должна действовать прозрачная система контроля и мотивации. Только тогда сохранится эффективность управления и высокая производительность труда. Так, стоит установить KPI для каждой должности, ставить задачи с чётким дедлайном и конкретным результатом и постоянно интересоваться о моральном и физическом состоянии сотрудника.
Как уволить дистанционного сотрудника
Увольнение удалённого сотрудника проходит по тому же сценарию, что и у офисного специалиста. Однако в случае с человеком на дистанте сложнее отследить нарушение трудовой дисциплины. Например, не получится наказать за прогул или опоздание. При этом реально назначить дисциплинарное взыскание, если работник не выходит на связь несколько дней или переехал в другую местность, где невозможно выполнение трудовых обязанностей.
Если сотрудник не выходил на связь, можно запросить письменное объяснение. Работник обязан назвать причину отсутствия в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса.
Также компания может прописать в трудовом договоре, что сотрудник обязан отвечать на сообщения в корпоративных чатах в течение рабочего дня — с 8:00 до 17:00. В противном случае последует наказание.
Изображение создано Freepik, www.freepik.com
