Как проходит заверение электронного документа
Электронный документооборот уже стал нормой, но для официальных целей простого скана или фото недостаточно. Если документ требуется для суда, государственного ведомства или важной сделки, его цифровая версия должна быть юридически равнозначна оригиналу.
Эту задачу решает нотариальная оцифровка, которая может проходить по нескольким сценариям:
- Создание нового электронного документа. Нотариус составляет, например, доверенность. Клиент подписывает её простой электронной подписью — достаточно расписаться на планшете в конторе. После этого нотариус подтверждает подлинность усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Оцифровка готового бумажного документа. Это самый частый случай. Нотариус сканирует бумажный документ (например, свидетельство о рождении или согласие) и заверяет полученный файл своей УКЭП, подтверждая его соответствие оригиналу
- В ряде случаев заверение возможно дистанционно. Для этого достаточно подать заявку через портал Федеральной нотариальной палаты и иметь собственную электронную подпись. Так можно, например, заверить перевод документа. Отдельно стоит услуга удостоверения сделок: каждая сторона обращается к своему нотариусу, а сама процедура проходит по видеосвязи.
«Нотариальная телепортация»
Классический пример — необходимость срочно переправить документ в другой город. Эта процедура и получила название «нотариальная телепортация».
Процесс «нотариальной телепортации» документа состоит из нескольких последовательных шагов. Все начинается с того, что нотариус, например в Москве, сканирует бумажный документ и заверяет его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Затем электронная версия отправляется коллеге, скажем, во Владивосток, где нотариус проверяет подпись, распечатывает и подтверждает его уже традиционной подписью и печатью.
В итоге адресат во Владивостоке получает бумажный экземпляр с той же юридической силой, что и оригинал в Москве. Весь процесс занимает считанные минуты.
Кому и когда полезна эта услуга?
Она позволяет быстро передать согласие на выезд ребёнка за границу или срочную доверенность, даже находясь в другом городе. Также заверение востребовано при сделках с недвижимостью, наследственных делах в другом регионе и в корпоративной практике. Компании используют его для оперативной пересылки уставов и других бумаг контрагентам или госорганам.
Важно, что нотариальное заверение нужно не только для пересылки, но и для личного удобства. Оно избавляет от необходимости носить с собой бумажные оригиналы, которые легко потерять или повредить. При этом заверенная электронная копия гораздо надёжнее обычного фото в телефоне, которое официальные органы принимают далеко не всегда.
О чем важно помнить: ограничения
Нельзя оцифровать с сохранением юридической силы паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Под запретом также находится оцифровка оригиналов договоров, заключенных в простой письменной форме.
Даже при этом нотариальная оцифровка становится все более востребованным инструментом, который экономит время и сводит к минимуму риски, связанные с пересылкой и хранением важных бумаг.
Наибольшей популярностью услуга пользуется у жителей Москвы, Санкт-Петербурга, Подмосковья, Краснодарского края и Ростовской области. Максимальный рост спроса зафиксирован в Донецкой Народной Республике.
Изображение создано Freepik, www.freepik.com
